Pourquoi “plus de contenus” compte moins que “plus facilement"
Lorsque l'on analyse le retour sur investissement du développement de contenus à base de composants, il est facile d’arriver à la conclusion que plus une société peut réutiliser de contenus, plus elle en tirera profit. Une plus grande réserve de contenus disponibles signifie une plus forte probabilité de réutilisation des documents, ainsi qu’une plus grande efficacité dans la création. Si ce raisonnement peut être vrai dans certains cas, cela ne signifie pas qu’il suffit d’accroître la quantité des contenus à réutiliser pour obtenir une nette amélioration des performances.
L’enquête de l'Aberdeen Group réalisée en mars 2010, intitulée "Benchmarking Content Reuse in Technical Communication", a révélé que la quantité de contenus réutilisés joue un moins grand rôle dans les avantages qu’une société tire du développement de contenus à base de composants que la simplicité avec laquelle ces contenus peuvent être réutilisés.
Méthodologie de recherche d’Aberdeen : Identifier les Bons élèves
Afin de déterminer les pratiques permettant aux sociétés de profiter au mieux des initiatives de réutilisation des contenus, l’enquête de l’Aberdeen Group a évalué les performances de 208 entreprises. En se basant sur des critères de performances clés mesurant les économies réalisées et l’efficacité du développement de contenus, Aberdeen classe les participants à l'étude dans l’une de ces trois catégories : Bons élèves (premiers 20 %), Dans la moyenne (50 % suivants) ou Mauvais élèves (derniers 30 %). Ces classements sont destinés à déterminer quelles sont les entreprises qui tirent le meilleur parti de la réutilisation de contenus.
Aberdeen a constaté que les participants classés parmi les Bons élèves affichaient des performances remarquables (en terminant les projets dans les délais, ou en avance, dans 93 % des cas et en respectant les objectifs budgétaires dans 90 % des cas). Si la catégorie Dans la moyenne affiche des performances semblables (les participants terminant les projets dans les délais, ou en avance, dans 82 % des cas et en respectant les objectifs budgétaires dans 76 % des cas), l'impact sur les performances de ces entreprises est bien moindre que chez les Bons élèves. (Figure 1). Les Mauvais élèves, quant à eux, luttent à la fois pour atteindre leurs objectifs systématiquement (ils respectent les délais dans 39 % des cas et les budgets dans 26 % des cas) et pour améliorer leurs performances.
Figure 1 : Amélioration des performances chez les Bons Élèves
En fin de compte, ces avantages se traduisent par une productivité supérieure chez les producteurs de contenus. Aberdeen a déterminé que les Bons élèves publient 31 % de contenus en plus par producteur de contenus que la catégorie Dans la moyenne et 100 % de plus que les Mauvais élèves. L’analyse effectuée ensuite a révélé les pratiques et les stratégies utilisées par les Bons élèves pour parvenir à ces résultats.
Faire en sorte que les contenus soient facilement réutilisables
Si les Bons élèves ont affiché des performances nettement supérieures à celles de leurs confrères, ce n’est pas en jouant sur les quantités. En moyenne, les entreprises peuvent générer environ 45 % d'un nouveau document à partir de contenus créés précédemment. Ce chiffre ne varie pas considérablement en fonction des performances de l’entreprise (Figure 2).
Figure 2 : Pourcentage des contenus réutilisés
Source: Aberdeen Group, Mars 2010
Dans une large mesure, ceci s’explique par le fait que la quantité de contenus existants pouvant être réutilisés dans une nouvelle publication est limitée. Néanmoins, si les initiatives de réutilisation offrent de nets progrès en termes d’efficacité, on constate que, paradoxalement, elles peuvent aussi accroître la complexité et la difficulté des processus de développement des contenus. Cela signifie que lorsque des entreprises créent des réserves de contenus réutilisables, elles risquent de nuire à l’efficacité des développeurs de contenus. Les Bons élèves, eux, s'efforcent en plus de faciliter la réutilisation des contenus pour ne pas freiner la productivité de leurs développeurs de contenus.
Pour comprendre comment les Bons élèves parviennent à ces résultats, il faut observer les différents changements qu'ils mettent en œuvre en termes de développement, de gestion et de publication de contenus. Certains de ces changements, comme la gestion centrale des contenus, ils les partagent avec leurs confrères. D’autres, comme l’utilisation de moteurs de publication qui automatisent la création de mises en page ou l’assemblage de contenus dans de nouveaux documents, sont des domaines dans lesquels ces sociétés se distinguent des autres. Dans Benchmarking Content Reuse in Technical Communication d'Aberdeen, vous trouverez plus de détails sur les capacités sur lesquelles s'appuient les Bons élèves.
L'auteur : David Houlihan, Chargé de recherche adjoint, Innovation produit et Ingénierie, Aberdeen Group
David Houlihan est le spécialiste d’Aberdeen Group dans le domaine de la gestion de contenus produit et des communications techniques. En tant que chercheur, David identifie et valide la valeur que l’utilisation stratégique des informations produit fournit aux entreprises. Voici les domaines couverts : publications et documentation techniques, gestion de contenus d’entreprise, technologies de visualisation CAO, traduction et gestion mondiale des informations et publication d’entreprise.
David est membre du service Innovation produit et Ingénierie d'Aberdeen depuis mai 2007 et a évalué les performances de plus de 1 500 entreprises au cours de ses recherches. À partir de ses recherches, David a émis plus de quarante rapports de recherche directe consultés par une communauté personnelle de plus de 45 000 abonnés dans plus de 35 pays.