Numéro 2 – Novembre 2008
Comment appréhender trois challenges liés à la question de localisation
Par Joshua Duhl
L'impératif de la localisation
La localisation de l'information à destination de marchés et publics régionaux revêt de plus en plus d'importance pour les entreprises de toutes tailles. Elle est nécessaire pour renforcer les liens avec les clients, maximiser les revenus et maintenir un niveau de reconnaissance international de la marque. Dans ce numéro, nous nous intéressons à trois problèmes parmi les plus courants rencontrés dans les projets de localisation au stade précoce, ainsi qu'aux solutions à y apporter. Les approches que nous préconisons pour cela se veulent avant tout économiques et rentables.
La localisation est le processus qui consiste à adapter l'information à une langue ou une culture spécifique de manière à ce qu'elle semble naturelle pour la région spécifique concernée. Elle comprend généralement la traduction dans une autre langue, plus diverses modifications visant à adapter l'information à la culture, à l'usage ou à d'autres caractéristiques locales. La localisation pose d'importants problèmes aux entreprises, quelle que soit leur taille. En effet, celles-ci éprouvent souvent bien des difficultés à établir une localisation des flux de travail efficaces et à gérer le contenu à localiser.
La localisation : un enjeu pris en compte tardivement
Bien que la plupart des entreprises reconnaissent que la localisation est essentielle pour renforcer les liens avec la clientèle et dégager un avantage concurrentiel parfois décisif, elles la relèguent souvent aux derniers stades des processus de livraison du produit ou d'élaboration des messages commerciaux. En agissant de la sorte, elles introduisent des contraintes et des pressions dans le processus de distribution de contenu, ce qui résulte généralement dans une inflation des coûts de localisation et de commercialisation.
Le courrier électronique : un palliatif et une source de confusion
Les actants de ce processus de localisation sont généralement répartis dans le monde, dans différents fuseaux horaires, avec des compétences disparates, et souvent des outils ou des technologies distincts ; de plus, ils utilisent généralement des procédés différents, non standardisés, pour effectuer la localisation. Du fait de sa simplicité et de son accessibilité, le courrier électronique est habituellement le principal outil de communication, ce qui couvre également la gestion des projets et des fichiers contenant les différentes versions des documents, graphiques et images, ainsi que le suivi de leur état. Cependant, l'utilisation du courrier électronique est souvent source de confusion : quelle version de quel document est la version actuelle, comment connaître l'état de chaque document ou déterminer qui exactement est en train de faire quoi – tout cela conduisant à des pertes de temps et d'efficacité.
Le suivi manuel des versions : une source d'imprécision
La majeure partie du travail de localisation consiste en des procédures de mise en forme et de révision, et peut ou non inclure de la traduction. Chaque jeu de révisions entraîne généralement une nouvelle version du document. Le suivi ou la gestion manuel(le) des versions pose souvent de nombreux problèmes et est source d'inefficacité. Le problème est amplifié si le texte ou le graphique modifié doit également être mis à jour dans des documents associés (une fiche technique et une brochure, par exemple) ou sur plusieurs supports (par exemple, dans une version PDF de la fiche technique et sur une page Web). La gestion des relations entre les différentes versions de chaque document et les différents types de document est donc essentielle pour garantir la fidélité de la localisation. Si une traduction est nécessaire, le suivi des révisions dans chaque langue et le rapprochement des modifications entre les différentes langues viennent encore accroître la difficulté. Enfin, le suivi et la gestion des modifications apportées à la traduction sur différents types de documents associés deviennent vite un cauchemar, et sont pratiquement impossibles sans un système d'assistance au processus. L'une des conséquences de ce processus inefficace est le risque de voir un même contenu traduit plusieurs fois, avec les frais supplémentaires que cela représente pour l'entreprise. La simple adoption de conventions de nommage de fichiers pour la gestion des différentes versions ne suffit généralement pas, ce type d'approche s'avérant souvent peu simple à manier.
Comment rendre la localisation du flux de travail plus efficace
La localisation nécessite des conventions, des processus et une infrastructure ayant fait l'objet d'un accord et d'une définition précise. Un processus de localisation efficace doit inclure des approches fiables et sûres pour la communication et le suivi d'état afin de pouvoir gérer les différentes versions de fichier. En outre, les entreprises doivent être en mesure de faciliter les processus de révision en parallèle et en série, et de prendre en charge des flux de travail géographiquement distribués.
Pour bien démarrer sa localisation, la planification de la mise à disposition en temps opportun des contenus et l'affectation des ressources voulues semble être une évidence, mais elle n'en est pas moins ignorée le plus souvent. Il ne faut pas sous-estimer la différence entre une bonne traduction et une traduction passable, non plus que la différence entre traduction et localisation. Dans la plupart des cas, une excellente traduction nécessitera des traducteurs dont la langue maternelle est celle du pays de destination, et il est probable qu'une bonne localisation impose la révision du contenu après traduction également dans le pays de destination. Cette notion est d'autant plus importante que les langues et les marchés sont en évolution constante. Il est donc impératif, dans la mesure du possible, que votre localisation reflète cette évolution.
Les approches les plus efficaces incluent l'utilisation de logiciels systèmes, comme les systèmes de gestion de contenu (CMS ou Content Management System) ou les systèmes de flux de travail. Ces outils fournissent les moyens de gérer les versions successives de documents, contrôler l'accès à ceux-ci (par l'intermédiaire de fonctionnalités d'archivage/extraction et de verrouillage de fichiers) et permettre l'accès à distance ou distribué à l'information. La plupart d'entre eux prennent également en charge des mécanismes pour associer des documents (comme les versions imprimée et Web ou les versions française et anglaise d'un document) et suivre les révisions de documents associés. Les solutions de flux de travail peuvent considérablement simplifier le processus de localisation en gérant la séquence des tâches de révision/édition, en attribuant un état aux tâches et aux processus, et en signalant aux participants les changements d'état, les nouveaux travaux ou toute autre information. En plus de gérer le processus de révision, certaines solutions de flux de travail s'intègrent avec les outils de conception graphique, permettant aux graphistes et concepteurs de travailler en toute transparence. Cela facilite également la coordination et la gestion des multiples composantes d'un projet directement à partir de l'outil de conception graphique.
L'adoption d'une solution de flux de travail intégrée avec un système de gestion de contenu (CMS) est l'approche qui offre le plus de flexibilité et de puissance. Le CMS est à même d'offrir un référentiel commun, voire une source unique de contenu pour l'ensemble des composants du projet localisé. Il peut être utilisé pour gérer à la fois le travail en cours et les documents terminés ou archivés. La solution de flux de travail gère les processus individuels, en introduisant planification, répétition et efficacité, et offre également un outil efficace pour la communication de projet et le suivi d'état. Lorsque le flux de travail est unifié avec la gestion de contenu, vous pouvez interroger le CMS sans avoir à quitter votre outil de flux de travail ou votre logiciel de PAO, ce qui augmente d'autant l'efficacité du processus. Vous constaterez que le coût de mise en œuvre d'un système de ce type est vite amorti au vu de ses avantages et de sa valeur en termes de réduction des temps d'accès au marché et des frais de localisation, ainsi que de la plus grande cohérence du contenu lors du lancement de nouveaux produits ou dans le cadre de projets de localisation prioritaires.
Si le processus de localisation compte de nombreuses facettes, nous avons choisi de nous intéresser à trois problèmes parmi les plus courants rencontrés par les entreprises en la matière. Lorsque vous considérez ou réexaminez votre processus de localisation existant, n'oubliez surtout pas de passer en revue vos modes de communication, ainsi que les procédures que vous appliquez pour la gestion des fichiers et des versions et la planification des ressources de localisation ; si vous n'abordez pas ces problèmes en priorité, votre système risque de s'avérer rapidement à la fois inefficace et coûteux. Les solutions de publication dynamique vous seront sans aucun doute d'une aide précieuse pour résoudre durablement ces problèmes.
