Numéro 5 - May 2009
Le gouvernement irlandais rationalise ses processus décisionnels avec Quark Dynamic Publishing Solution
Comme c’est le cas pour de nombreuses organisations de nos jours, le gouvernement irlandais se devait d’améliorer ses processus décisionnels en tirant parti des connaissances émanant de sources variées et en personnalisant les informations afin qu’elles soient pertinentes pour les destinataires visés. En s’appuyant sur Quark et sa technologie XML, il a donc mis en œuvre une solution de publication dynamique basée sur Quark® XML Author et a fait progresser très nettement le processus menant à la prise de décisions en Irlande, introduisant un niveau d’efficacité sans précédent qui rassemble des milliers de fonctionnaires de tous les secteurs de l’administration.
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Évoluer vers une approche moderne
Depuis la création de la République d’Irlande dans les années 1920, les rapports (ou mémos) gouvernementaux, qui servent de base au processus décisionnel administratif, étaient produits et distribués par le biais d’un système manuel basé sur des supports papier. Cette méthode très fastidieuse n’allait pas sans l’introduction de retards et de délais en différents points du système de diffusion, sans oublier de sérieuses menaces sur la sécurité des documents. Il était très difficile de s’assurer de la conformité des mémos aux règles prônées par le gouvernement quant à leur structure, leur contenu et leur présentation. La collaboration et le partage des connaissances s’avéraient tout à la fois inefficaces, lourds et chronophages.
Une étude menée par des consultants de premier plan a conclu qu’il serait possible de gagner en efficacité en mettant en place une application axée sur les processus décisionnels du gouvernement, et plus particulièrement sur la création, la distribution et la gestion des documents du Conseil des Ministres et sur la conduite de ses réunions.
Publication dynamique avec eCabinet
L’objectif de eCabinet Systems® était d’optimiser le processus décisionnel en introduisant un système qui offre un cadre de travail dynamique et collaboratif et qui réduise les énormes quantités de papier et de procédures manuelles nécessaires pour rassembler les mémos destinés au gouvernement.
« eCabinet est une application Web basée sur des technologies XML qui prend en charge électroniquement et de bout en bout le processus consistant à établir des propositions en vue de leur soumission au gouvernement (Conseil des Ministres), à les amener à la table du Conseil, puis à enregistrer/publier les décisions de ce dernier, » précise Philip Hamell, du Secrétariat du gouvernement, Dept of An Taoiseach (Premier Ministre).
Optimisation du processus décisionnel
Les mémos gouvernementaux doivent respecter des règles spécifiques quant à leur structure et leur contenu, règles qui sont exposées dans le Cabinet Handbook (Guide du Conseil des Ministres). Ces règles visent à s’assurer que les hauts fonctionnaires et les ministres disposent de toutes les informations nécessaires en vue de prendre des décisions informées, et que les processus de consultation et de collaboration ont inclus toutes les sources appropriées au niveau gouvernemental.
Avec la technologie de publication dynamique de Quark, des formats d’affichage numérique novateurs et personnalisés offrent aux utilisateurs une transition en douceur de la lecture de documents papier à l’accès aux connaissances par écran interposé. Tous les utilisateurs, y compris les ministres, peuvent ainsi accéder beaucoup plus rapidement et facilement aux informations clés, le système étant centré sur une présentation plus claire des mémos gouvernementaux. Ce mode de présentation succincte des informations est un élément essentiel à l’amélioration du processus décisionnel offerte par eCabinet.
La clé est dans la personnalisation
Tous les dirigeants ont une chose en commun : ils ont besoin que les informations leur soient présentées de manière à leur permettre d’en absorber très rapidement les aspects les plus pertinents – et de façon à pouvoir accéder rapidement aux autres informations connexes dès qu’ils en ont besoin.
L’utilisation du langage XML dans eCabinet permet la publication dynamique instantanée du contenu d’eCabinet et la présentation personnalisée des informations clés non seulement aux hauts fonctionnaires, mais également à l’ensemble des 6 500 utilisateurs du système.
« L’une des raisons principales du succès de ce projet est le format XML et l’utilisation du langage XML dans l’application. Il s’agit d’un format très puissant. Le XML nous a permis de réutiliser les informations déjà présentes dans le système et de les présenter de la manière la mieux adaptée aux différents utilisateurs, sachant que chacun a des besoins différents. Et c’est là que XML Author a pris tout son intérêt, en offrant un cadre de travail on ne peut plus familier aux utilisateurs, celui de Microsoft® Word, et en leur évitant ainsi d’être exposés au langage XML brut, » précise Louise Jevens, directeur informatique au Dept. of An Taoiseach.
Déploiement à l’échelle de l’« entreprise »
Le déploiement d’une application à destination de 6 500 utilisateurs à tous les niveaux de l’« entreprise » que constitue le gouvernement irlandais représentait un défi considérable en termes de difficultés techniques. Le portail web à infrastructure XML et l’environnement de création XML basé sur Word ont fait en sorte que la solution soit intuitive, conviviale et simple à déployer. Le fait d’associer l’incorporation des règles du Cabinet Handbook dans l’application et l’automatisation des processus clés a permis aux utilisateurs novices ou occasionnels, ayant peu ou pas d’expérience, de rédiger des mémos en vue de les intégrer au processus décisionnel à côté de ceux produits par les utilisateurs plus confirmés.
Efficacité accrue
Des gains d’efficacité considérables ont émergé depuis la mise en œuvre du système, notamment en assurant la circulation sécurisée en temps réel de tous les documents, et en rationalisant et simplifiant ainsi le processus décisionnel du gouvernement.
Le processus manuel de sécurisation et de dissémination des informations vitales dans un environnement collaboratif est désormais géré par l’application eCabinet. Il est basé sur des métadonnées générées automatiquement lorsque différents contributeurs créent ou participent à la création de contenus. Comme ceux-ci sont créés au format XML, la technologie de publication dynamique de Quark permet de les personnaliser et de les diffuser dès qu’ils ont été approuvés.
« En un mot, eCabinet permet de préparer les réunions et les documents de support aux réunions, de conduire les réunions et de publier les décisions du gouvernement juste après – et [il] permet de faire tout cela de manière sûre et efficace dans un environnement de travail collaboratif réunissant plus de 6 500 fonctionnaires administratifs répartis entre 15 ministères. » Philip Hamell, Secrétariat du gouvernement, Dept of An Taoiseach (Premier Ministre).
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