Numéro 4 – Mars 2009
Production de catalogues avec la solution automatisée Quark DPS
Par Sandra Guiard
Versandhaus Walz GmbH, l'un des leaders européens de la VPC spécialisée, optimise ses processus de publication grâce à la solution de publication dynamique Media DB basée sur QuarkXPress Server.
Comme dans beaucoup d'autres entreprises de vente par correspondance, la production de catalogues était une affaire complexe chez Versandhaus Walz jusqu'à une époque récente. Il n’était guère facile de relier les nombreux intervenants internes et externes, par exemple les ateliers de reprographie, les agences de création graphique, les agences de traduction et les photographes, pour les faire travailler ensemble sur les catalogues et leur fournir des données actualisées.
Versandhaus Walz est actuellement le numéro un de la vente par correspondance (VPC) spécialisée au sein du Primondo Specialty Group. Forte d'un effectif de quelque 1 800 collaborateurs, la société gère plus de 70 points de vente spécialisés en Allemagne, en Autriche et en Suisse. Le groupe contrôle pas moins de six marques, la plus ancienne et la plus connue étant Baby-Walz. Les catalogues de la société sont diffusés dans six pays. Elle génère plus de 50 000 pages de présentation chaque année. Deux éléments clés de la réussite de l’entreprise sont le niveau élevé de son efficacité opérationnelle et le bas niveau de ses coûts d’exploitation.
Avant l'adoption de la publication dynamique par Walz, les cinq secteurs de production étaient gérés par des équipes de direction décentralisées, textes et images étant dispersés entre les studios photo, les ateliers de reprographie et les agences. Il n'existait aucune procédure standardisée pour la sauvegarde des images et des textes et les méthodes d'archivage étaient disparates. Quand le contenu d'un catalogue était complet, les dernières modifications des textes étaient saisies manuellement, par copier-coller, dans une base de données multimédia en vue de leur réutilisation dans les projets suivants. La publication d'une nouvelle version du catalogue impliquait le plus souvent de collecter des images et des textes parmi une grande variété d'anciens matériels publicitaires, puis de les réunir manuellement dans le nouveau catalogue.
Plus l'activité de vente sur catalogue de Walz se développait, plus il devenait manifeste que l'entreprise avait besoin d'une solution capable de réduire les coûts et les cycles de production. Une chose était claire depuis le début : le nouveau système nécessiterait une gestion centralisée des processus.
Walz a alors pris contact avec Softbricks, une société novatrice spécialisée dans les logiciels destinés à l’industrie des médias, afin que celle-ci développe une solution de publication dynamique basée sur QuarkXPress® Server. Le résultat : Media DB, un système de gestion de contenus centralisé adapté à l'ensemble des processus de publication de Walz.
Cette solution de publication dynamique apporte toute la fonctionnalité de QuarkXPress en matière de conception graphique et de mise en page, en y associant des performances de niveau serveur et les capacités d'automatisation de QuarkXPress Server. « Avant, nous travaillions également avec InDesign®, mais maintenant nous utilisons exclusivement QuarkXPress », précise Christian Rast, Directeur de la publicité chez Walz. « Au regard de nos tests, QuarkXPress permet des processus de mise en page plus complets ».
Media DB est désormais relié au système de gestion des ressources dans lequel est stocké l'ensemble des données sur les produits de la société. Dans Media DB, ces informations sont fusionnées avec les données archivées d'anciens documents publicitaires mais aussi avec d'anciens contenus de texte, et elles peuvent être triées par nom de produit, par description, par prix, ceci allant jusqu'aux feuilles de style et aux fiches descriptives des produits correspondantes. MediaDB est également reliée à la base de données Xinet® WebNative® utilisée par une agence de reprographie appelée Christ. Les photographes déposent leurs clichés sur la base de données pendant la séance de prises de vues et les attachent directement à la page appropriée du catalogue.
Basée sur le texte, les images, les données sur les produits et les fiches descriptives des catalogues précédents, toute la maquette du catalogue est automatiquement structurée et préconfigurée en quelques minutes seulement. Walz gère également les traductions en langues étrangères avec QuarkXPress Server et Media DB ; le texte traduit s'insère automatiquement dans la mise en page. De même, les données peuvent être extraites du catalogue pour être réintroduites dans Media DB, de sorte que la base de données contienne en permanence les dernières versions des contenus, feuilles de style et fiches descriptives des produits.
Grâce à cette source unique de contenus, Walz produit plus rapidement les documents nécessaires à la fois pour ses catalogues, ses boutiques en ligne et ses campagnes de publicité, ce qui caractérise la publication multicanal automatisée. Les services internes comme les fournisseurs externes peuvent accéder à cette source de contenus, ce qui garantit la cohérence de la marque en permanence, quel que soit le support utilisé.
Comme le souligne Christian Rast : « Pour les grands projets, le transfert des données finales de nos catalogues dans la base de données multimédia par copier-coller prenait parfois plus d'une semaine, alors que maintenant, grâce à l'automatisation, il s’effectue en quelques minutes. La question de la rentabilité de cet investissement ne se pose même pas ». Après quelques parutions de catalogues seulement, le coût d'achat du nouveau logiciel a d’ores et déjà été amorti grâce aux gains de temps et aux réductions de coûts réalisés.
Pour Stefan Sporrer, PDG de Softbricks, « Les performances et la stabilité de QuarkXPress Server sont réellement impressionnantes. Grâce à l'utilisation d’environnements de développement standardisés tels que Java™, JSP™, ASP/.NET, PHP, Visual Basic®, et de protocoles comme HTTP et SOAP, QuarkXPress Server peut s'intégrer en souplesse dans n'importe quel environnement informatique existant. C’est pour cela que notre solution se présente comme un ensemble de composants librement configurables, plutôt que sous la forme d’un système complet rigide. Nous avons intégré uniquement les modules dont nous avions besoin ».
La société Walz envisage de faire évoluer ce flux de travail automatisé en lui adjoignant un système de planification de la mise en page basé sur navigateur, qui permettra le placement d’aperçus des produits dans les pages du catalogue. Dans cette configuration, QuarkXPress Server crée automatiquement un fichier QuarkXPress basé sur le placement du produit pour la production.
La société prévoit également d'utiliser une solution basée sur Internet pour gérer les processus de traduction via le Web Hub de Quark Publishing System® (QPS®), le module de Quark DPS dédié à la gestion des flux éditoriaux.
