En tant que professionnel du développement d’informations techniques à la recherche d’opportunités pour ouvrir plus largement la publication dynamique à l’entreprise, ne négligez pas les catalogues de vente de produits. Les catalogues de vente de produits fournissent une excellente occasion de montrer la valeur du contenu à source unique, avec l’intégration à des bases de données d’achat et l’automatisation du processus de publication. La possibilité pour les personnels commerciaux d’assembler des catalogues afin de répondre à leurs besoins immédiats accroît encore davantage le potentiel de la gestion de contenus par composants et permet de convertir un groupe sceptique à la publication dynamique.

Commençons par les difficultés rencontrées.

Présentation de la publication par base de données

Pour assembler des catalogues de produits et des listes de prix destinés à ses concessionnaires, un petit groupe au sein d’une organisation suivait un processus lent, coûteux et laborieux. Les descriptions de produits et les listes d’avantages étaient combinées à des photographies de chaque produit, et des tableaux de données étaient manuellement copiés à partir de données tarifaires dans une base de données financières d’entreprise. Une fois la copie assemblée et approuvée, il fallait six mois à un graphiste pour le mettre en page de façon précise dans Adobe InDesign. Au moment où le catalogue était achevé, les données de prix étaient déjà obsolètes. Chaque catalogue était un mélange chaotique de mises en page truffées d’étoiles, de graphiques à barres, d’icônes au look tapageur et autres éléments « décoratifs » éparpillés à travers des centaines de pages uniques. Cette conception chaotique compliquait la mise à jour du contenu avec des modifications de dernière minute. Et les clients éprouvaient des difficultés pour trouver les produits et les prix dont ils avaient besoin.

Figure 1 : Processus de développement de catalogue existant

Processus de développement dynamique

Comment surmonter les difficultés que présentent ces anciens modèles de catalogues de produits ? Tout d’abord, vous devez identifier les éléments communs du catalogue et aider l’équipe en charge de celui-ci à définir une norme. Sortir de cette mise en page chaotique permet de mettre en valeur le potentiel de réduction des coûts. La promesse de délais de livraison plus courts et l’allègement des coûts de développement persuaderont même les membres les plus récalcitrants de l’équipe commerciale des avantages du contenu standardisé.

Vient ensuite la mise en place d’un environnement de création simplifié. La copie standard se compose d’un nom de produit, d’une brève description et d’une liste des avantages. Chaque produit est illustré par une ou plusieurs photographies. Vous obtenez ainsi un environnement de conception simple pouvant être facilement développé par un même auteur.

La base pour la création devient un outil d’édition XML/DITA qui simplifie la saisie du contenu. Chaque description du produit suit exactement la même structure, une caractéristique qui améliore l’accès aux informations et la lisibilité pour les clients.

[Note du rédacteur : DITA signifie Darwin Information Typing Architecture, une architecture basée sur XML destinée à la création, à la production et à la diffusion d'informations techniques. XML signifie Extensible Markup Language, un ensemble de règles de codage de documents dans un format lisible à la fois par l'homme et par la machine.]

La partie la plus complexe du nouveau processus est la conception d’un processus permettant de produire des tableaux de prix en extrayant directement les informations de la base de données financières. Une fois les transformations requises en place, chaque tableau est automatiquement construit puis ajouté au contenu de la rubrique DITA.

Pour ce projet, nous avons créé des transformations afin de développer des index personnalisés permettant aux concessionnaires de trouver facilement les informations. Dès que la feuille de style XSL-FO a été mise en place, un processus de conception et de publication qui nécessitait autrefois plusieurs mois a été achevé en quelques minutes, réduisant ainsi les coûts de conception graphique. Une fois la copie examinée et approuvée, l’impression prend environ deux semaines. Toutefois, cette société s’oriente à présent vers une impression à la demande déclenchée par une requête spécifique d’un concessionnaire.

Figure 2 : Nouveau processus de publication de catalogue

Les responsables du marketing et des ventes, qui s’étaient montrés sceptiques au début, ont réalisé le potentiel que représentent des catalogues supplémentaires. Le second projet est un catalogue non-américain proposant différents prix, des remises pour concessionnaires et une gamme de produits plus limitée. Les métadonnées permettent de sélectionner facilement des produits pour des marchés plus ciblés, remplaçant ainsi l’approche globale qui caractérisait le processus de conception précédent. Le processus de publication automatisé permet également à l’entreprise de produire des catalogues beaucoup plus fréquemment que par le passé.

La société prévoit de relier les rubriques DITA, le processus de publication de leur site de commerce en ligne et le traitement automatisé des achats en ligne.

Faire passer la publication automatisée au niveau supérieur

Mais l’automatisation du processus de publication et l’intégration de texte XML structuré avec les données provenant d’une base de données relationnelle ne représentent que la première étape de la publication du catalogue. Dans une autre organisation, nous avons identifié le potentiel pour des catalogues personnalisés créés à la demande pour un représentant commercial.

Ici encore, les informations de base sur un produit sont créées dans des rubriques DITA puis stockées dans un système de gestion de contenus par composants, avec les dessins et photographies nécessaires au catalogue.

L’analyse du catalogue de ce projet comprenait non seulement des informations descriptives, mais également des tableaux et des graphiques de données. La présentation originale des informations était aussi chaotique que dans le premier projet. Chaque section de produits dans le catalogue papier était unique, et chaque page était conçue individuellement. Il arrivait même que les listes d’avantages des produits et les données d’ingénierie critiques soient tronquées pour s’adapter à la mise en page.

Dans ce cas aussi, la première étape a été la standardisation. En concertation avec l’équipe de gestion des communications marketing, nous avons identifié un ensemble standard de contenus pour chaque produit et conçu une mise en page cohérente à l’aide de DITA Open Toolkit et d’une feuille de style XSL-FO.

Mais la question clé était de savoir comment amener les représentants commerciaux à utiliser la source d’informations pour produire leurs catalogues personnalisés. Nous savions que ces représentants préféraient créer des catalogues uniques pour des clients individuels, plutôt que d’emporter l’énorme catalogue détaillant toute la gamme de produits. Ils voulaient surtout ne pas s’occuper des rubriques DITA et du langage XML.

En réponse à ces besoins, nous avons créé une interface SharePoint permettant à un commercial de choisir parmi un éventail d’options, y compris le nom du produit, le type d’industrie et d’autres caractéristiques clés des informations. En cochant simplement quelques cases, chaque commercial crée un catalogue unique entièrement mis en forme et immédiatement disponible pour téléchargement et impression.

Dans un projet similaire réalisé quelques années plus tôt, nous avions permis à un représentant commercial d’utiliser une interface simple à base de clics sur un site Web afin de sélectionner une fonctionnalité spécifique pour un ensemble de produits et de choisir une page de couverture avec le nom de l’entreprise du client. La force de vente étant largement disséminée, nous avions même donné à chaque commercial la possibilité de sélectionner une imprimerie à proximité. Il lui suffisait donc de se rendre à l’imprimerie pour y récupérer les catalogues finalisés en vue de sa prochaine visite commerciale.

Recherche d’opportunités

Dans la plupart des organisations, le développement de catalogues de produits et de listes de prix se révèle coûteux, fastidieux et pénible. Il incarne le stade ultime de la publication statique. Mais les arguments en faveur de la publication dynamique du contenu de catalogues convaincront rapidement ceux qui veulent aller à l’essentiel :

Réduire considérablement le délai de réalisation d’un catalogue de plusieurs mois à quelques jours

Réduire de manière significative le coût de développement de la mise en page du catalogue final à l’élaboration initiale des feuilles de style XSL-FO

Permettre le développement de catalogues personnalisés à partir d’un même contenu source

Permettre l’impression à la demande de catalogues personnalisés

S’assurer que les données tarifaires sont exactes, actualisées et proviennent directement des bases de données d’achat

Permettre le développement à la demande de catalogues personnalisés par chaque représentant commercial

Lier le contenu du catalogue à des sites Web de commerce en ligne

Bien entendu, il existe au sein de votre organisation de nombreuses autres possibilités d’application de la publication dynamique. Votre point de départ consiste à développer une source unique de tous les contenus (textes, images et données de prix), sans mise en forme (XML/DITA), présentés au personnel et aux clients via une interface utilisateur intuitive et facile d’accès.