Der Wert der Wiederverwendung von Inhalten

Warum es nicht nur auf den Anteil wiederverwendeter Inhalte, sondern auch auf die Methode ankommt

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Wenn man analysiert, welchen Return on Investment Unternehmen mit einer auf Komponenten basierenden Wiederverwertung von Inhalten erreichen, könnte man annehmen, dass sie umso größere Vorteile erzielen, je mehr Inhalte sie wiederverwenden. Ein größerer Anteil verfügbarer Inhalte würde folglich ein größeres Potenzial für die Wiederverwendung dieses Materials bedeuten und somit eine gesteigerte Effektivität beim Erstellen der Inhalte. Doch obwohl dies in vielen Fällen zutrifft, heißt das nicht, dass eine Steigerung des Anteils wiederverwendeter Inhalte automatisch zu wesentlichen Leistungssteigerungen führt.

Die von der Aberdeen Group im März 2010 durchgeführte Studie Benchmarking Content Reuse in Technical Communication (Bewertung der Wiederverwendung von Inhalten in der technischen Kommunikation) zeigte, dass der Anteil der wiederverwendeten Inhalte die Vorteile, welche Unternehmen aus der komponentenbasierten Entwicklung von Inhalten ziehen können, weniger stark beeinflusst. Wichtig ist vielmehr, wie einfach es für die Mitarbeiter ist, diese Inhalte wiederzuverwenden.  

Die Untersuchungsmethode von Aberdeen: Identifizieren der führenden Unternehmen

Um zu identifizieren, wodurch Unternehmen am stärksten von der Wiederverwendung von Inhalten profitieren, wurde in der Umfrage der Aberdeen Group die Leistung („Performance“) von 208 Unternehmen bewertet. Mit Hilfe von wichtigen Leistungskriterien zu Kosteneinsparung und Effizienz bei der Erstellung von Inhalten teilt Aberdeen die Teilnehmer der Studie in drei Leistungskategorien ein: führende Unternehmen (die 20 % mit der besten Leistung), Branchenstandard (die folgenden 50 %) und schwache Unternehmen (die letzten 30 %). Diese Gruppierung sollte die Unternehmen herausfiltern, die durch die Wiederverwendung von Inhalten die besten Ergebnisse erzielen.

Aberdeen stellte fest, dass die Unternehmen mit der besten Performance einen hohen Standard erreichten (sie schlossen 93 % der Projekte am oder vor dem Abgabetermin und 90 % innerhalb des Budgets ab). Obwohl die zum Branchenstandard zählenden Unternehmen eine ähnliche Leistung erreichten (sie schlossen 82 % der Projekte am oder vor dem Abgabetermin ab und blieben in 76 % der Fälle innerhalb des Budgets), waren die Effekte, die diese Unternehmen in Bezug auf die Steigerung ihrer Leistung durch Wiederverwendung von Inhalten erzielten, deutlich schwächer als bei den führenden Unternehmen (Abb. 1). Schwache Unternehmen kämpften darum, ihre Ziele auch kontinuierlich zu erreichen und ihre Leistung zu verbessern (sie erreichten die Abgabetermine in 39 % der Fälle und hielten zu 26 % das Budget ein).

Abb. 1: Leistungssteigerung durch Wiederverwendung von Inhalten

Schließlich führten diese Vorteile bei den Verfassern von Inhalten zu höherer Produktivität. Wenn es um das Verfassen von Inhalten geht, so stellte Aberdeen fest, übertreffen die führenden Unternehmen den Branchenstandard mit um 31 % mehr Inhalten pro Autor und die schwachen Unternehmen mit um 100 % mehr Inhalten pro Autor. Die folgende Analyse zeigt die von den führenden Unternehmen zum Erreichen dieser Vorteile genutzten Verfahren und Strategien.

Einfaches Wiederverwenden von Inhalten

Obwohl die führenden Unternehmen eine deutlich bessere Leistungssteigerung durch Wiederverwendung von Inhalten erreichten als ihre Konkurrenz, geschah dies nicht durch einen größeren Anteil wiederverwendeter Inhalte. Im Durchschnitt konnten die Unternehmen etwa 45 % eines neuen Dokuments aus bereits zuvor verfassten Inhalten erstellen. Dieser Anteil variiert, unabhängig von der Leistung des Unternehmens, nur geringfügig (Abb. 2).

Abb. 2 : Prozentualer Anteil der wiederverwendeten Inhalte

Quelle: Aberdeen Group, März 2010

Dies beruht größtenteils auf der Tatsache, dass der Anteil bereits vorhandener Inhalte, der in einer neuen Publikation verwendet werden kann, begrenzt ist. Gleichzeitig können Initiativen zur Wiederverwendung von Inhalten, auch wenn sie beträchtliche Effizienzsteigerungen ermöglichen, paradoxerweise die Komplexität und die Schwierigkeit des Inhaltserstellungsprozesses auch steigern. Es ist also durchaus möglich, dass Unternehmen, indem sie zentrale Speicher mit wiederverwendbaren Inhalten implementieren, die Effektivität der Autoren eher beeinträchtigen. Der Unterschied im Vorgehen der verschiedenen Unternehmen ist, das Unternehmen der Kategorie „Führende Unternehmen“ zusätzlichen Aufwand betrieben, um das Wiederverwenden von Inhalten zu vereinfachen – und die Vereinfachung des Prozesses trägt zur Produktivität der Autoren bei.

Diese Verlagerung des Schwerpunkts bei den führenden Unternehmen zeigt sich in einer Reihe von Unterschieden beim Erstellen, Verwalten und Veröffentlichen von Inhalten. Die führenden Unternehmen haben zwar einige Veränderungen gegenüber dem vorherigen Prozess – z. B. das zentrale Verwalten von Inhalten – mit ihren Konkurrenten gemeinsam. Aber in anderen Bereichen – wie beispielsweise die Nutzung von Publishing-Modulen, die das Erstellen von Seitenlayouts und das Montieren von Inhalten in neuen Dokumenten automatisieren – heben sich diese Unternehmen von ihren Konkurrenten ab. Die Untersuchung Benchmarking Content Reuse in Technical Communication von Aberdeen bietet genauere Informationen über die Faktoren, die die führenden Unternehmen bei ihrer besseren Performance unterstützen.