Ausgabe 2 - November 2008
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So meistern Sie drei gängige Herausforderungen bei der Lokalisierung
von Joshua Duhl
Die Notwendigkeit der Lokalisierung
Informationen für regionale Märkte und Zielgruppen anzupassen wird für Unternehmen aller Größenordnungen zunehmend wichtiger. Die Lokalisierung ist für eine effektivere Kundenbindung, für die Erlösmaximierung und für die weltweite Wahrnehmung der Marke erforderlich. In dieser Ausgabe widmen wir uns drei gängigen Herausforderungen im frühen Stadium von Lokalisierungsprojekten und ihrer Bewältigung. Wir stellen Ihnen Ansätze vor, mit denen Sie diese Herausforderungen kostengünstig meistern können.
Die Lokalisierung ist der Prozess der Anpassung von Informationen an eine bestimmte Sprache oder Kultur, so dass diese in der jeweiligen Region natürlich auf den Leser wirken. Dazu gehören im Allgemeinen die Übersetzung in eine andere Sprache sowie Anpassungen aufgrund von Kultur, Gebräuchen und anderen regionalen Charakteristika. Die Lokalisierung stellt für Unternehmen aller Größenordnungen eine beträchtliche Herausforderung dar. Unternehmen haben oft Schwierigkeiten bei der Implementierung effizienter Lokalisierungsprozesse und der optimalen Verwaltung zu lokalisierender Inhalte.
Herausforderung: Lokalisierung in letzter Minute
Obwohl die meisten Unternehmen wissen, dass Lokalisierung entscheidend zur Kundenbindung beiträgt und gleichzeitig ein Wettbewerbsvorteil ist, wird sie oft bis in die letzten Phasen der Produktauslieferung und der Marketingkommunikation aufgeschoben. Das Warten bis zu dieser Phase führt zu Stress und Termindruck, wenn es um das Liefern von Inhalten geht. Das Ergebnis sind höhere Lokalisierungs- und Markteinführungskosten.
Herausforderung: Die Nutzung von E-Mails für Kommunikation und Projektverfolgung
Die Teilnehmer am Lokalisierungsprozess arbeiten üblicherweise auf der ganzen Welt, in unterschiedlichen Zeitzonen, mit unterschiedlichen Fähigkeiten. Oft stehen ihnen unterschiedliche Werkzeuge und Technologien zur Verfügung, und im Allgemeinen nutzen sie für die Lokalisierung unterschiedliche, nicht-standardisierte Verfahren. Da E-Mails einfach zu handhaben sind und immer zur Verfügung stehen, sind sie meist das Hauptkommunikationstool und werden zur Vergabe von Projekten und Weiterleitung von Dateien mit Dokumentenversionen, Grafiken und Bildern ebenso wie zur Nachverfolgung des Status verwendet. Die Verwendung von E-Mails führt jedoch häufig zu Verwirrung über die aktuelle Version des jeweiligen Dokuments, über den Status der Dokumente, über die Aufgaben der einzelnen Personen. All dies resultiert in Zeitverlust und Ineffizienz.
Herausforderung: Manuelle Versionsverfolgung
Der größte Teil der Lokalisierung umfasst Bearbeitung und Korrektur sowie möglicherweise die Übersetzung in eine andere Sprache. Im Allgemeinen führt jede Korrektur zu einer neuen Dokumentenversion. Das manuelle Verfolgen der Versionen und die Versionsverwaltung sind oft eine beträchtliche Herausforderung und die Ursache von Ineffizienz. Die Herausforderung wächst, wenn derselbe geänderte Text oder die gleiche Grafik in miteinander verknüpften Dokumenten (z. B. in einem Datenblatt und einer Broschüre) oder in unterschiedlichen Medien (z. B. in der PDF-Version eines Datenblatts und auf einer Webseite) aktualisiert werden muss. Deshalb ist das Verwalten und Beibehalten der Verbindungen zwischen unterschiedlichen Dokumentenversionen und unterschiedlichen Dokumententypen wesentlich für die Durchführung einer präzisen Lokalisierung. Wenn eine Übersetzung erforderlich ist, werden das Nachverfolgen von Korrekturen in jeder Sprache und der Abgleich von Änderungen in unterschiedliche Sprachen zusätzlich erschwert. Schließlich wird das Verfolgen und Verwalten von Änderungen der Übersetzung in unterschiedlichen, zusammenhängenden Dokumententypen zu einem Alptraum und ist ohne ein System zur Unterstützung des Prozesses beinahe unmöglich. Eines der Ergebnisse dieses ineffizienten Vorgangs ist, dass die gleichen Inhalte zu zusätzlichen Kosten für das Unternehmen mehrfach übersetzt werden. Es reicht im Allgemeinen nicht, zum Verwalten der Dateiversionen eine Konvention zur Dateibenennung anzuwenden, da diese Ansätze oft zu schwerfällig sind.
So gestalten Sie Ihren Lokalisierungsprozess effizienter
Die Lokalisierung erfordert abgestimmte und gut definierte Regeln und Prozesse sowie eine Infrastruktur. Ein effizienter Lokalisierungsprozess umfasst bewährte gute Kommunikationsmethoden und eine Statusverfolgung zum Verwalten der Dateiversionen. Zusätzlich müssen Unternehmen in der Lage sein, parallele ebenso wie aufeinander folgende Korrekturprozesse zu ermöglichen und weltweit verteilte Workflows zu unterstützen.
Es erscheint offensichtlich, dass die Lokalisierung durch einen zeitlichen Ablauf und die Zuordnung der Lokalisierungsressourcen geplant werden muss, dies wird jedoch oft ignoriert. Unterschätzen Sie weder den Unterschied zwischen guter und schlechter Übersetzung, noch den zwischen Übersetzung und Lokalisierung. Um eine hervorragende Übersetzung zu erstellen, sind in den meisten Fällen im Land ansässige Übersetzer erforderlich. Für eine gute Lokalisierung wird wahrscheinlich nach der Übersetzung eine im Land durchgeführte Korrektur benötigt. Es ist wichtig, dass dies im jeweiligen Land geschieht, da sich Sprachen und Märkte kontinuierlich weiterentwickeln. Deshalb sollten Sie, sofern dies möglich ist, sicherstellen, dass Ihre Lokalisierung diese Entwicklung widerspiegelt.
Die meisten erfolgreichen Methoden beinhalten die Nutzung von Infrastruktursoftware, z. B. Content-Management-Systemen (CMS) oder Workflowsystemen. Diese Tools ermöglichen die Verwaltung von Dokumentenversionen und die Steuerung des Zugriffs auf Dokumente (durch An- und Abmeldung sowie Dateischutz) sowie den Remotezugriff oder dezentralisierten Zugriff. Die meisten dieser Programme unterstützen auch Methoden für verknüpfte Dokumente (wie die Print- und die Web-Version oder die englische und die französische Version eines Dokuments) und die Verfolgung von Korrekturen in verknüpften Dokumenten. Die Workflowsoftware kann den Lokalisierungsprozess durch das Verwalten der Abfolge von Korrektur-/Bearbeitungsaufgaben sowie die Statusabfrage von Aufgaben und Prozessen und das Benachrichtigen von Teilnehmern über Statusänderungen, neue Aufgaben oder andere Informationen stark rationalisieren. Zusätzlich zur Verwaltung des Korrekturvorgangs können einige Workflowsysteme mit Designtools kombiniert werden, wodurch die nahtlose Arbeit für die Designer und die Koordination und Verwaltung mehrerer Projektkomponenten direkt über das Designtool ermöglicht werden.
Die Einführung eines in ein CMS integrierten Workflowsystems bietet die größte Flexibilität und Leistung. Das CMS liefert einen gemeinsamen Speicher und hat das Potenzial einer einzigen Quelle für alle Komponenten der lokalisierten Arbeit. Es kann zur Verwaltung sowohl der in Arbeit befindlichen Aufgaben als auch fertig gestellter oder archivierter Dokumente dienen. Das Workflowsystem verwaltet die einzelnen Workflowprozesse, führt Planung, Wiederholbarkeit und Effizienz ein, während gleichzeitig ein konsistentes Tool für Projektkommunikation und Statusverfolgung bereitgestellt wird. Wenn der Workflow mit dem CMS verknüpft wird, können Sie das CMS abfragen, ohne Ihre Workflow- oder Designsoftware zu verlassen, wodurch die Prozesseffizienz wiederum gesteigert wird. Sie werden feststellen, dass sich die Implementierungskosten für ein solches System schnell auszahlen, wenn Sie die Kosten mit den Vorteilen und dem Wert der verringerten Markteinführungszeit, den reduzierten Lokalisierungskosten und der verbesserten Konsistenz der Inhalte für Produkteinführungen und andere zeitgebundene Lokalisierungsprojekte vergleichen.
Obwohl die Lokalisierung viele Aspekte hat, konzentrieren wir uns hier auf die drei Herausforderungen, die üblicherweise in Unternehmen auftreten. Wenn Sie einen Lokalisierungsprozess erwägen oder prüfen, sollten Sie auch die Kommunikation, die Verwaltung der Dateien und Versionen und die Planung der Lokalisierungsprozesse untersuchen. Wenn Sie diese Punkte nicht berücksichtigen, werden Sie beträchtliche Ineffizienz und einen Anstieg der Kosten feststellen. Dynamic-Publishing-Lösungen unterstützen Sie bei der Lösung dieser Herausforderung.
