Ausgabe 1 – September 2008
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Was ist Dynamic Publishing?
Joshua Duhl
Herzlich willkommen zur ersten Ausgabe von The Dynamic Publisher! Dieser zweimonatlich erscheinende Newsletter enthält interessante Beiträge und Informationen rund um das Thema dynamisches Publizieren.
Der Begriff „Dynamic Publishing“ ist für viele Leser sicherlich neu. Deshalb beschäftigt sich diese Ausgabe damit, was Dynamic Publishing eigentlich ist und wie Sie damit Ihre Kunden- kommunikation personalisieren, ein durchgängiges Erscheinungsbild Ihrer Marke gewährleisten und Ihren Kunden bei geringeren Kosten einen besseren Service bieten können.
Unsere Definition für Dynamic Publishing lautet: Die automatisierte Erstellung personalisierter Dokumente mit grafisch anspruchsvollen Layouts für verschiedenste Medien, wie zum Beispiel Print und Web sowie für mobile und elektronische Geräte. Durch dynamisches Publishing können Unternehmen maßgeschneiderte, aussagekräftige und ansprechend gestaltete Kommunikations- mittel schneller und kostengünstiger über verschiedenste Medien verbreiten.
Automatisierung spart Zeit und Kosten
Die Automatisierung ist das Wichtigste beim Dynamic Publishing. Insbesondere anspruchsvoll gestaltete Dokumente werden heutzutage von Hand erstellt, meist von ambitionierten Grafikern und Designern. Die Anpassung dieser Dokumente an verschiedene Zielgruppen oder Medien ist ein zeitaufwändiger manueller Prozess. Mit Hilfe von Automatisierung können Sie die Fähigkeiten der Grafikdesigner noch besser nutzen und den Publishing-Prozess so gestalten, dass eine noch persönlichere Kundenkommunikation möglich wird. Sie können Werbematerialien, Anzeigen, Artikel und Beiträge, Websites und andere Dokumente in einheitlichem Branding und Aussehen gestalten. Gleichzeitig lassen sich alle variablen Elemente beliebig zusammenstellen, so dass jeder einzelne Bestandteil genau auf eine bestimmte Person beziehungsweise Zielgruppe zugeschnitten ist. Durch die Automatisierung werden häufige Fehler vermieden, die sich durch Copy-Paste-Prozesse oder andere manuell ausgeführte Arbeitsschritte einschleichen, die in zahlreichen Publishing-Workflows noch immer gang und gäbe sind. Darüber hinaus stellt sich eine neue Dynamik ein, denn durch die Automatisierung der Prozesse und das Eliminieren manueller Arbeitsschritte wird die Produktion nahezu unbegrenzter Variationen, basierend auf einer einzigen Inhaltsquelle, um ein Vielfaches schneller und weniger kostenintensiv.
Die Automatisierung ist zwar ein wichtiger Bestandteil des Dynamic Publishing, was aber nicht bedeutet, dass der gesamte Prozess automatisiert werden muss. Dies lässt sich gut am Beispiel eines Publishers illustrieren, der mit Hilfe einer Dynamic Publishing Lösung eine Story automatisiert sowohl in einer Web- als auch in einer Printversion erzeugt. Diese Inhalte fließen dann zur Korrektur und Bearbeitung in die bestehenden Web- und Print-Workflows des Unternehmens ein. Die Automatisierung bringt diesen Prozess ins Rollen und beschleunigt die Erstellung des zeitkritischen Web-Contents. Die Druckversion hingegen kann im geplanten Tempo produziert werden. In jedem Publishing-Workflow gibt es bestimmte Arbeitsschritte, die immer von Hand bearbeitet werden müssen, wie zum Beispiel das Lektorat und die Freigabe. Also muss eine Dynamic Publishing Lösung auch immer in der Lage sein, manuelle Arbeitsschritte in den Workflow einzubeziehen – von der Auswahl der Inhalte über das Lektorat und die Korrektur bis hin zur Freigabe.
Häufige Automatisierungsanwendungen
In Unternehmen gibt es zahlreiche Bereiche, in denen Dynamic Publishing zum Einsatz kommen kann. Es werden unterschiedliche Materialien für verschiedene Zwecke benötigt, zum Beispiel für:
- Lokalisierte Anzeigen, Promotionaktionen und Geschäftspapiere
- Personalisierte Marketing- und Promotion-Dokumente
- Kataloge und Handbücher
- Zeitungen und Zeitschriften
- Produktunterlagen wie zum Beispiel Werbebroschüren, Whitepaper und technische Dokumentationen
Anzeigen, Promotionaktionen und Geschäftspapiere
Die Erstellung lokalisierter Werbeanzeigen, Promotion-Dokumente und Geschäftspapiere mit Hilfe einer Web-to-Print-Anwendung ist ein gutes Beispiel, wie eine Form des Dynamic Publishing komplett nach Bedarf eingesetzt werden kann. Die Händler vor Ort können mit Hilfe einer webbasierten Applikation individuelle Anzeigen, Promotion-Dokumente, Geschäftspapiere oder Visitenkarten erstellen und können dabei aus einer Reihe von Vorlagen wählen, die durch das Unternehmen freigegeben wurden.
Nach der Auswahl der Gestaltungsvorlage können die Händler die erforderlichen Informationen eintragen. Dies können zum Beispiel ihre Öffnungszeiten sein, ihre Geschäftsadresse, ihr Slogan oder nähere Informationen zu einer bestimmten Werbeaktion. Darüber hinaus können sie aus einer Reihe vorgegebener Bilder wählen oder – falls sie hierzu autorisiert sind – auch eigene Bilder hochladen und verwenden. Dazu müssen sie die Bilder einfach mit der Maus an die entsprechende Stelle in der Gestaltungsvorlage ziehen. Die Anwendung ist in der Lage, den Text des Händlers automatisch zu formatieren und in bestimmten Fällen auch an den vorhandenen Platz anzupassen, zum Beispiel indem die Schriftgröße automatisch verkleinert wird. Am Ende können entweder druckreife PDFs erstellt werden oder Webseiten, die in einen vorhandenen Internetauftritt integriert oder als einzelne Microsite ins Netz gestellt werden können.
Somit können die Händler mit dieser Lösung die einzelnen Produkte im Rahmen des freigegebenen Brandings und Stils des Unternehmens personalisieren. Sie können an jeder beliebigen Stelle des Workflows einen druckfertigen Korrekturabzug erstellen und diesen an die Werbeagentur oder Druckerei schicken, wo das Dokument dann produziert wird.
Personalisierte Marketing- und Promotion-Dokumente
Ein weiteres gutes Beispiel für eine Automatisierung mit Hilfe des Dynamic Publishing sind personalisierte „One-to-One“-Marketingkampagnen, bei denen jedes Angebot, jede Einladung oder jede Werbeaktion individuell auf jeden einzelnen Empfänger abgestimmt wird.
Dank des variablen Datendrucks (VDP) und datenbankgestützter Publishing-Anwendungen können Werbeunterlagen in großen Auflagen automatisiert erstellt werden. Bei diesen Anwendungen füllt das Publishing-System automatisch bestimmte Stellen im Layout aus (z.B. bei Postkarten, E-Mails auf HTML-Basis oder individuellen Landing Pages) und fügt spezielle Informationen oder Bilder ein, die ganz nach den persönlichen Vorlieben des Empfängers aus einer Datenbank gewonnen werden. So entsteht ein stimmiges Gesamtbild aus personalisierten Inhalten, die sofort gedruckt, per E-Mail verschickt oder auf einer Website veröffentlicht werden können.
Kataloge und Handbücher
Kataloge sind umfangreiche Dokumente, bei denen jede Seite eine von verschiedenen Gestaltungsvarianten nutzt. Auf diesen Seiten werden unterschiedliche inhaltliche Elemente wie zum Beispiel Produktbilder und -beschreibungen, Artikelnummer, Größen- und Preisangaben sowie andere Informationen zusammengestellt. Dazu müssen unter Umständen Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen und Systemen herangezogen werden. Aus diesem Grund handelt es sich bei Katalogen um weitaus komplexere Dokumente als bei lokalisierten Anzeigen oder personalisierten Werbeaktionen, die im Dynamic Publishing Verfahren erstellt werden. Publishing-Anwendungen für Kataloge sind deshalb tendenziell weitaus komplexer und leistungsstärker.
Handbücher sind ein weiteres Beispiel für umfangreiche Dokumente, die mit Hilfe von Inhaltskomponenten aus einer oder verschiedenen Datenquellen in unterschiedlichen Layouts bzw. Vorlagen erstellt werden, sie sind jedoch meist nicht so komplex wie Kataloge.
Dokumente für unterschiedliche Medien
Immer mehr Unternehmen interessieren sich für Möglichkeiten zur Automatisierung bzw. teilweisen Automatisierung der Produktion von Marketingunterlagen, Newslettern, Whitepaper, technischen Dokumentationen sowie Zeitungen und Zeitschriften in unterschiedlichen Formaten (Web, Print, mobile Geräte, E-Mail). Sie schätzen die Effizienz und Einheitlichkeit des Brandings bzw. der Story, benötigen jedoch unterschiedliche Inhalts- oder Stilversionen in Abhängigkeit von verschiedenen Kriterien wie zum Beispiel den gewünschten Ausgabemedien, unterschiedlichen Layouts oder potenziellen Zielgruppen.
Die meisten Unternehmen erreichen dies immer noch, indem sie jedes einzelne Dokument per Hand auf das entsprechende Medium abstimmen. Setzt man dazu jedoch auf strukturierte Dokumente auf XML-Basis, so eignen sich diese sowohl für unterschiedlichste Kanäle als auch für die Automatisierung. Dies ist darauf zurückzuführen, dass Autoren dank XML Inhaltskomponenten ohne Rücksicht auf die Formatierung erstellen können. Gleichzeitig wird die absolute Einheitlichkeit gewährleistet, die für die Automatisierung erforderlich ist.
Bei dieser inhaltsorientierten Publishing-Methode werden zunächst die Inhalte unabhängig vom Format erstellt. Das System nimmt die Formatierung später in Abhängigkeit von bestimmten Kriterien vor. Ihre Autoren können je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens problemlos auf einzelne Inhaltskomponenten zugreifen und diese auf unterschiedlichste Art und Weise kombinieren. Für international tätige Unternehmen bietet dies zahlreiche Vorteile, denn sie können die gleichen Inhalte kostengünstig und weitaus effizienter in mehreren Sprachen veröffentlichen. Somit bietet eine gut geplante und durchgeführte inhaltsorientierte Umsetzung die Möglichkeit, einen Großteil der Inhalte wiederzuverwenden, was zu beträchtlichen Kosteneinsparungen, Produktivitätsgewinnen und kürzeren Vermarktungszeiten führt.
Somit unterstützt Dynamic Publishing die Erstellung unterschiedlichster Dokumentenarten. Aus diesem Grund kann Dynamic Publishing in verschiedenen Formen zum Einsatz kommen, wovon sich jede für bestimmte Anwendungsfelder zur Erstellung bestimmter Ergebnisse eignet. Diese Anwendungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Web-to-Print-Anwendungen für personalisierte Anzeigen, Werbeaktionen oder Geschäftspapiere
- Variabler Datendruck für das One-to-One-Marketing
- Datenbankgestützte Produktion von Katalogen und Handbüchern
- Inhaltsorientierte Erstellung strukturierter Dokumente wie z.B. Marketingunterlagen, technische Publikationen, Newsletter, Zeitungen und Zeitschriften
Weitere Informationen über die branchenführende Quark® Dynamic Publishing Solution sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema Dynamic Publishing finden Sie im Internet unter http://dynamicpublishing.quark.com/de/dps/faq.html.
