Ausgabe 5 - Mai 2009
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Die irische Regierung optimiert ihre Entscheidungsfindungsprozesse mit Quark Dynamic Publishing Solution
Wie viele Unternehmen heutzutage sah sich auch die irische Regierung mit der Herausforderung konfrontiert, ihren Entscheidungsfindungsprozess zu verbessern, indem sie Wissen aus unterschiedlichen Quellen erfolgreich verknüpft und Informationen für Empfänger personalisiert, so dass sie relevant sind. Durch die Arbeit mit Quark und seiner XML-Technologie hat die irische Regierung eine auf Quark® XML Author basierende Dynamic-Publishing-Lösung implementiert und den Entscheidungsfindungsprozess in Irland stark verbessert – durch die Einführung einer nie da gewesenen Effizienz, die Tausende von Regierungsbeamten miteinander verbindet.
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Ausrichtung auf eine moderne Methode
Seit der Gründung des Staates Irland in den 1920er Jahren wurden die Memoranden der Regierung, die grundlegenden Dokumente des Entscheidungsfindungsprozesses der Regierung, durch ein manuelles, auf Papier basierendes System erstellt und verteilt. Diese Methode war sehr zeit- und arbeitsaufwendig, was an unterschiedlichen Punkten des Systems zu zeitlichen Verzögerungen führte und die Sicherheit der Dokumente beeinflusste. Es war eine Herausforderung, zu gewährleisten, dass die Memoranden in Bezug auf Struktur, Inhalt und Darstellung den behördlichen Regeln entsprachen. Die Zusammenarbeit und die Weitergabe von Wissen waren ineffizient, schwerfällig und zeitaufwendig.
Ein Bericht der leitenden Berater kam zu dem Schluss, dass die Einführung einer Anwendung, die sich mit dem Prozess der Entscheidungsfindung befasst, insbesondere mit der Erstellung, der Verteilung und der Verwaltung der Dokumente des Kabinetts und der Durchführung der Kabinettsitzungen, einen bedeutenden Effizienzgewinn darstellen würde.
Dynamic Publishing mit eCabinet
Der Zweck von eCabinet Systems® war es, die zur Zusammenführung von Memoranden für die Regierung erforderliche Papiermenge zu reduzieren und auch ein System einzuführen, das dynamisches und kooperatives Arbeiten ermöglicht, um so den Entscheidungsfindungsprozess effizienter zu gestalten.
„eCabinet ist eine internetbasierte Anwendung, sie nutzt XML-Technologien, die den Prozess von Anfang bis Ende elektronisch unterstützen, von der Vorbereitung von Vorschlägen zur Vorlage bei der Regierung (dem Kabinett) über die tatsächliche Vorlage im Kabinett bis zur abschließenden Aufzeichnung/Weitergabe der Kabinettsentscheidungen“, so Philip Hamell, Regierungssekretariat, Abt. An Taoiseach (Premierminister).
Verbesserter Entscheidungsfindungsprozess
Regierungsmemoranden müssen in Bezug auf Struktur und Inhalt bestimmte Richtlinien einhalten, die im Kabinettshandbuch erläutert werden. Die im Kabinettshandbuch dargelegten Regeln sollen gewährleisten, dass das leitende Management und die Minister alle erforderlichen Informationen für eine Entscheidung haben und dass während des Beratungs- und Kooperationsprozesses alle entsprechenden Quellen der Regierung berücksichtigt wurden.
Durch die Nutzung der Dynamic-Publishing-Technologie von Quark hilft das innovative und personalisierte digitale Format den Benutzern, die Anpassung vom Lesen von Ausdrucken zum Zugang zu Informationen auf dem Bildschirm durchzuführen. Alle Benutzer, einschließlich der Minister, können viel schneller und einfacher auf wichtige Informationen zugreifen, da das System darauf ausgerichtet ist, die Regierungsmemoranden übersichtlicher darzustellen. Diese prägnante Darstellung der Informationen ist der Hauptgrund für die Verbesserung des Entscheidungsfindungsprozesses durch eCabinet.
Personalisierung ist das Wichtigste
Das leitende Management aller Unternehmen hat eines gemeinsam: Die Informationen müssen den leitenden Managern so präsentiert werden, dass sie die wichtigsten Aspekte sehr schnell aufnehmen und schnell auf unterstützende Informationen zugreifen können, falls und wenn sie sie benötigen.
Die Nutzung von XML in eCabinet ermöglicht nicht nur dem leitenden Management, sondern allen 6.500 Benutzern des Systems das sofortige dynamische Veröffentlichen von eCabinet-Inhalten und die personalisierte Präsentation wichtiger Informationen.
„Einer der Hauptgründe für den Erfolg dieses Projekts ist XML und die Nutzung von XML innerhalb der Anwendung. XML ist ein sehr leistungsstarkes Format. XML hat es uns ermöglicht, im System vorhandene Informationen wiederzuverwenden und sie so zu präsentieren, wie es für unterschiedliche Benutzer erforderlich ist, da unterschiedliche Benutzer unterschiedliche Anforderungen haben. Hier kommt die Schönheit von XML Author ins Spiel, denn für die Benutzer sieht es aus wie MS Word. Jede Abteilung verwendet es, und wir müssen die Benutzer nicht dem rohen XML aussetzen“, erläutert Louise Jevens, IT Director, Abt. An Taoiseach.
Einsatz im gesamten Unternehmen
Der Einsatz einer Anwendung für 6.500 Benutzer im Unternehmen Irische Regierung ließ beträchtliche Herausforderungen in Bezug auf Technologie und Einsatz entstehen. Das Internetportal mit XML-Infrastruktur und die auf Word basierende Umgebung für das XML-Authoring gewährleisten, dass die Lösung intuitiv einfach zu nutzen und schnell einsatzfähig ist. Die Verbindung der innovativen Umsetzung der Regeln des Kabinettshandbuchs mit der Anwendung und der Automatisierung der Hauptprozesse ermöglicht es Anfängern und einmalig beauftragten Autoren ohne Erfahrung Memoranden zu entwerfen und sich am Prozess zu beteiligen, während gleichzeitig sichergestellt ist, dass Benutzer, die das System häufig verwenden, sich effizient am Prozess beteiligen können.
Mehr Effizienz
Seit der Implementierung des Systems haben sich bedeutende Effizienzsteigerungen und Vorteile herausgestellt, insbesondere durch die sichere Verteilung aller Dokumente in Echtzeit, was somit den Entscheidungsfindungsprozess der Regierung optimiert hat. Der größte Vorteil ist somit die Zeitersparnis.
Der manuelle Vorgang der Sicherung und die Verteilung wichtiger Informationen in einer kooperativen Umgebung werden jetzt durch die Anwendung eCabinet verwaltet. Sie basiert auf Metadaten, die automatisch erzeugt werden, wenn ein Wissensarbeiter Inhalte erstellt oder einreicht. Da die Inhalte in XML erstellt werden, personalisiert und liefert die Dynamic-Publishing-Technologie von Quark die Inhalte, sobald sie freigegeben wurden.
„Zusammengefasst: eCabinet ermöglicht die Vorbereitung von Konferenzen und von Material für die Konferenzen, die Durchführung von Regierungskonferenzen und die spätere Ausgabe von Regierungsentscheidungen. Ferner ermöglicht eCabinet mehr als 6500 Beamten in 15 Regierungsabteilungen die sichere, kooperative und effiziente Durchführung dieser drei Dinge“, so Philip Hamell, Regierungssekretariat, Abteilung An Taoiseach (Premierminister).
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