Wenn Sie ein Profi für die Entwicklung technischer Inhalte sind und neue Möglichkeiten suchen, das Dynamic Publishing für das Unternehmen zu erweitern, sollten Sie auch an Verkaufskataloge für Produkte denken. Produktkataloge sind eine großartige Möglichkeit, den Wert der Inhalte aus einer Quelle zu zeigen, da sie mit Beschaffungsdatenbanken integriert sind und den Publishing-Prozess automatisieren. Wenn man es den Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, den Katalogtext für ihren individuellen Bedarf zusammenzustellen, wird das Potenzial des Managements von Inhaltskomponenten voll ausgeschöpft und das Dynamic Publishing erreicht eine ansonsten skeptische Gruppe.

Am besten beginnt man dort, wo es schmerzt.

Einführung des Datenbank-Publishing

In einem Unternehmen fanden wir eine kleine Gruppe, die in einem sehr langsamen, kostenaufwendigen und mühsamen Prozess Produktkataloge und Preislisten für die Händler zusammenstellte. Die grundlegenden Produktbeschreibungen und die Aufstellungen der Vorteile wurden mit Fotos der einzelnen Produkte und Datentabellen kombiniert, die manuell aus den Preisdaten der Preisdatenbank des Unternehmens kopiert worden waren. Nachdem der Text zusammengestellt und freigegeben worden war, benötigte ein Grafikdesigner mit Adobe InDesign sechs Monate, um sorgfältig das Layout für jede einzelne Seite zu gestalten. Als der Katalog schließlich fertiggestellt war, waren die Preisdaten bereits veraltet. Jeder Katalog war eine chaotische Mischung von Seitenlayouts mit Sternen, Balken, Explosionen und anderen „dekorativen“ Objekten, die über Hunderte einzelner Seiten verstreut waren. Das Designchaos erschwerte es, den Inhalt in letzter Minute mit den Änderungen zu aktualisieren. Und für die Kunden war es schwierig, genau die richtigen Produkte und Preise zu finden.

Abbildung 1: Der vorhandene Prozess der Katalogentwicklung

Der dynamische Entwicklungsprozess

Wie bewältigen Sie also die Herausforderungen der herkömmlichen Produktkataloge? Identifizieren Sie zunächst die gemeinsamen Elemente des Katalogtexts und helfen Sie dem Katalogteam, einen Standard zu entwickeln. Die Loyalität dem Layoutchaos gegenüber zu überwinden, bedeutet, das Potenzial für Kosteneinsparungen auszureizen. Das Versprechen einer schnelleren Umsetzung und geringerer Entwicklungskosten wird auch das widerspenstigste Vertriebsteam von den Vorteilen standardisierter Texte überzeugen.

Als nächstes kommt das Design einer vereinfachten Authoring-Umgebung. Der Standardtext besteht aus einem Produktnamen, einer kurzen Beschreibung und einer Liste der Vorteile. Alle Produkte werden mit einem oder zwei Fotos illustriert. Das Ergebnis ist ein durchgängig einfaches Design, das mit Leichtigkeit von einem einzigen Autoren entwickelt werden könnte.

Die Grundlage für das Verfassen wird ein Tool zur Bearbeitung von XML/DITA, das das Eingeben von Inhalten vereinfacht. Alle Produktbeschreibungen entsprechen genau derselben Struktur, ein Merkmal, das den Zugang zu den Inhalten und die Lesbarkeit für die Kunden steigert.

[Anmerkung des Redakteurs: DITA bezieht sich auf die Darwin Information Typing Architecture (Darwin-Architektur zum Eingeben von Informationen), eine XML-basierte Architektur zum Verfassen, Erstellen und Ausgeben technischer Inhalte. XML steht für Extensible Markup Language (erweiterbare Kennzeichnungssprache), ein Set mit Regeln zum Programmieren von Dokumenten in einem Format, das sowohl Menschen als auch Maschinen lesen können.]

Der schwierigste Teil des neuen Prozesses ist das Gestalten eines Vorgangs zum Erstellen der Preistabellen, in dem die Daten direkt aus der Finanzdatenbank eingespeist werden. Sobald die erforderlichen Umwandlungen eingerichtet sind, werden die Tabellen automatisch aufgebaut und im DITA-Thema an den Inhalt angehängt.

Für dieses Projekt haben wir Transformationen erstellt, um benutzerspezifische Indizes zu entwickeln, damit die Händler die Informationen einfacher finden können. Nachdem die Stilvorlage XSL-FO eingerichtet war, konnte ein Design- und Publishing-Prozess, der sonst Monate dauerte, innerhalb von Minuten abgeschlossen werden, und die Kosten für das Grafikdesign wurden überflüssig. Nachdem der Text geprüft und freigegeben worden war, dauerte das Drucken etwa zwei Wochen. Dieses Unternehmen geht jetzt jedoch zum Drucken auf Abruf über, das durch eine Anfrage des jeweiligen Händlers ausgelöst wird.

Abbildung 2: Neuer Prozess für das Veröffentlichen von Katalogen

Die Marketing- und Vertriebsmanager, die zuerst skeptisch gewesen waren, sahen das Potenzial für zusätzliche Kataloge. Das zweite Projekt war ein Katalog für Händler außerhalb der USA mit anderen Preisen, anderen Händlernachlässen und einer eingeschränkten Produktpalette. Metadaten ermöglichten das einfache Auswählen von Produkten für stärker eingeschränkte Märkte, wodurch der einheitliche Ansatz des vorherigen Designprozesses ersetzt wurde. Der automatisierte Publishing-Prozess ermöglicht es dem Unternehmen auch, Kataloge viel häufiger als früher herzustellen.

Das Unternehmen plant jetzt, die DITA-Themen und den Publishing-Prozess mit der eCommerce-Webseite und dem automatisierten Online-Beschaffungsprozess zu verknüpfen.

Automatisiertes Publishing der nächsten Stufe

Aber das Automatisieren des Publishing-Prozesses und das Integrieren von XML-strukturierten Texten mit Daten aus einer verknüpften Datenbank ist nur der erste Schritt des Katalog-Publishing. In einem anderen Unternehmen stellten wir das Potenzial für individualisierte Kataloge fest, die auf Abruf für einen Vertriebsmitarbeiter hergestellt werden.

Wieder werden die grundlegenden Informationen über das Produkt in den DITA-Themen verfasst und gemeinsam mit den für den Katalog erforderlichen Zeichnungen und Fotos in einem Managementsystem für Inhaltskomponenten gespeichert.

Die Kataloganalyse in diesem Projekt umfasste nicht nur beschreibende Informationen, sondern auch Datentabellen und -diagramme. Die ursprüngliche Präsentation der Inhalte war ebenso chaotisch wie im ersten Projekt. Jeder Produktbereich des Printkatalogs war einzigartig, und jede einzelne Seite war individuell gestaltet. In einigen Fällen waren die Listen der Produktvorteile und wichtige technische Daten gekürzt worden, damit sie in das Seitenlayout passten.

Wieder einmal war die Standardisierung der erste Schritt. Gemeinsam mit dem Marcom-Management identifizierten wir für jedes Produkt einen Standardsatz an Inhalten und gestalteten ein einheitliches Layout, das über das DITA Open Toolkit und eine XSL-FO-Stilvorlage hergestellt werden kann.

Aber die wichtigste Frage war, wie man die Vertriebsmitarbeiter dazu bekommen würde, die Quellinformationen zu nutzen, um individuell angepasste Kataloge herzustellen. Wir wussten, dass die Vertriebsmitarbeiter lieber einzelne Kataloge für einzelne Kunden erstellen, als den riesigen Katalog der gesamten Produktpalette herumzutragen. Aber sie wollten nichts mit DITA-Themen und XML zu tun haben.

Daraufhin erstellten wir eine SharePoint-Schnittstelle, die es dem jeweiligen Vertriebsmitarbeiter ermöglicht, aus einer Reihe von Optionen zu wählen, einschließlich Produktnamen, Art der Branche und anderen Schlüsselmerkmalen der Inhalte. Indem die Vertriebsmitarbeiter einfach Kästchen anklicken, erstellen sie jeweils ihren eigenen Katalog, der vollständig formatiert ist und sofort heruntergeladen und gedruckt werden kann.

In einem ähnlichen Projekt einige Jahre zuvor ermöglichten wir es dem Vertriebsmitarbeiter, eine einfache anklickbare Oberfläche auf einer Webseite zu nutzen, um bestimmte Funktionen für eine Reihe von Produkten auszuwählen und ein Deckblatt mit dem Namen des Kundenunternehmens zu wählen. Weil die Vertriebsmitarbeiter sehr dezentral arbeiteten, gaben wir ihnen sogar die Möglichkeit, einen Druckanbieter in der Nähe auszusuchen. Sie mussten nur noch zum Druckanbieter fahren und die fertigen Kataloge für ihren nächsten Vertriebsbesuch abholen.

Möglichkeiten suchen

In den meisten Unternehmen ist das Entwickeln von Produktkatalogen und Preislisten kostenintensiv, zeitaufwendig und mühsam. Es stellt das ultimative statische Veröffentlichen dar. Aber die Argumente für das Dynamic Publishing von Kataloginhalten sind für diejenigen, die den Gewinn im Blick haben, sehr überzeugend:

• Verkürzen der Markteinführungszeit für Kataloginhalte von Monaten auf Tage
• Verringern der Kosten für das Entwickeln des endgültigen Kataloglayouts auf die ursprüngliche Entwicklung von XSL-FO-Stilvorlagen
• Ermöglichen des Entwickelns von individuell angepassten Katalogen aus Inhalten einer einzigen Quelle
• Ermöglichen des Druckens von individualisierten Katalogen auf Abruf
• Gewährleistung, dass die Preisdaten korrekt und aktuell sind, da sie direkt aus den Beschaffungsdatenbanken stammen
• Ermöglichen des Entwickelns individualisierter Kataloge durch einzelne Vertriebsmitarbeiter auf Abruf
• Verknüpfen des Kataloginhalts mit eCommerce-Webseiten

Zweifellos gibt es in Ihrem Unternehmen noch viele andere Möglichkeiten für das Dynamic Publishing. Ihr Anfangspunkt ist es, eine einzelne Quelle für das gesamte Material (Text, Bilder und Preisdaten) frei von Formatierung (XML/DITA) zu entwickeln und sie Mitarbeitern und Kunden über eine intuitive und einfach verfügbare Benutzeroberfläche zu präsentieren.